Administración de condominios
No siempre es fácil tratar con los proveedores por parte de la administración de un condominio.
Pero, con la base adecuada, puede contratar y mantener buenas relaciones con los mejores proveedores de su área.
CÓMO TRATAR CON LOS PROVEEDORES DE UN CONDOMINIO
Generalmente los administradores de condominios son responsables de mejorar el atractivo exterior y preservar los valores de las propiedades de la comunidad. Para esto siempre se cuenta con ayuda externa, ya sea en forma de paisajistas profesionales, servicios de limpieza, firmas de contabilidad o algo completamente diferente.
Si bien se puede contratar empleados internos para que hagan algunas de estas cosas por usted, no siempre es la mejor manera. Con los empleados, hay que preocuparse por los salarios y beneficios, entre otras cosas. Por el contrario, con un proveedor, solo necesita considerar su tarifa.
Sin embargo, tener proveedores también significa saber cómo administrarlos. Desde el proceso de contratación hasta el mantenimiento de una buena relación con los proveedores, los miembros de la junta administradora deben saber qué hacer en cada paso del camino.
CÓMO BUSCAR EL VENDEDOR ADECUADO
Buscar un proveedor puede presentar muchos desafíos. Como tal, puede sentirse tentado a ir con
el primer proveedor que encuentre. Pero, todo el trabajo de campo valdrá la pena al final.
Después de todo, nadie quiere perder el tiempo con un proveedor mediocre. Eso solo le costará más dinero a su condominio, y tendrá que rehacer el proceso de contratación nuevamente.
Si desea contratar a un buen proveedor, siga los pasos a continuación.
1. REVISAR LOS DOCUMENTOS QUE APLICAN A LA HORA DE CONTRATAR
Lo primero que tienes que hacer es revisar los documentos legales. Algunos condominios tienen estatutos que son muy específicos sobre los tipos de proveedores que pueden contratar. Sus documentos rectores pueden contener restricciones o requisitos cuando se trata de proveedores.
Por ejemplo, sus estatutos podrían decir que los proveedores deben mantener una cantidad específica en dólares en la cobertura de responsabilidad. En ese caso, cualquier proveedor que no cumpla con ese requisito debe ser eliminado inmediatamente.
Es importante seguir el lenguaje en sus documentos legales. Al hacerlo, puede evitar posibles responsabilidades y acusaciones de que no hizo bien su trabajo como miembro de la junta administradora. Si su junta administradora no está segura de cómo interpretar ciertas
disposiciones, es una buena idea consultar al departamento legal del condominio.
2. REDACTAR Y ENVIAR UNA SOLICITUD DE PROPUESTA
Una solicitud de propuesta o cotización contiene todos los detalles que desea de un posible proveedor. Esencialmente, establece un estándar para que su tablero de gestión pueda comparar opciones fácilmente. Su solicitud debe contener detalles de pago, cronogramas y coberturas de seguro. Todas las propuestas deben ser por escrito.
Las propuestas también deben consistir en detalles específicos relacionados con el proyecto o servicio necesario. Por ejemplo, si está contratando un servicio de limpieza, su propuesta debe describir el alcance de sus servicios. ¿Sus servicios se limitan a limpieza general o también cubren limpieza especializada como baños, plantas de tratamiento, tapicería, etc.?
También debe solicitar licencias, permisos y documentos de seguro. Estos incluyen licencias comerciales, licencias profesionales, seguro de responsabilidad civil, compensación laboral, fianzas y permisos aplicables. Nunca contrate a un vendedor sin licencia o sin seguro.
Lo mejor es enviar solicitudes al menos a tres proveedores.
3. COMPARAR OFERTAS
Una vez que tenga las propuestas, es hora de compararlas entre sí. Siéntese con sus compañeros miembros del equipo administrativo y analice detenidamente lo que ofrece cada proveedor.
Obviamente, el peso de cada criterio variará de un condominio a otro. Por ejemplo, su equipo podría valorar la calidad del trabajo por encima de todo, mientras que otro equipo podría usar el
precio como un factor decisivo.
Hablando de precio, muchas juntas pueden sentir la necesidad de optar por la oferta más barata.
Después de todo, seguirá haciendo el trabajo pero no hará mella demasiado en su presupuesto.
Sin embargo, esta es una manera terrible de tomar una decisión. Barato no siempre significa lo mejor. De hecho, la mayoría de las veces, lo barato se refleja en la calidad del trabajo. Un
proveedor puede cobrar un precio tan asequible porque utiliza materiales y mano de obra de baja calidad.
Una buena regla a seguir es llegar a un equilibrio: un proveedor que cumpla razonablemente con todos sus estándares. Puede revisar la calidad del trabajo de un proveedor pidiéndole fotos de
proyectos anteriores. También puedes pedirles referencias con las que puedas contactar personalmente. Recuerde preguntar sus referencias sobre el servicio al cliente del proveedor, la respuesta a emergencias y sobre cualquier señal de alerta que puedan haber detectado. Realizar
una entrevista con el proveedor o la persona de contacto también le dará una idea de su actitud profesional, lo que puede afectar su relación laboral con ellos.
4. REDACTAR Y FIRMAR UN CONTRATO CLARO
Un contrato detalla todas las responsabilidades y obligaciones de cada parte. Describe sus expectativas del proveedor y viceversa. Como tal, tener un contrato claro puede ayudarlo a evitar problemas y malentendidos.
Todo buen contrato debe incluir detalles de precios, cronogramas de pago, un cronograma para el proyecto o servicio, el alcance y la naturaleza de los servicios y la calidad del trabajo que se espera
del proveedor. También debe incluir una cláusula de rescisión que le permita a su condominio terminar su contrato si el proveedor incumple el contrato (por ejemplo, si no cumple con la calidad del trabajo prometido).
Recuerde tener un borrador de abogado y revisar el contrato final antes de firmar. De esta manera, puede tratar con proveedores sin problemas legales.
CÓMO GESTIONAR Y MANTENER UNA BUENA RELACIÓN CON LOS VENDEDORES
El trabajo de su tablero de gestión no se detiene después de que se contrata a un proveedor. Debe administrar a los proveedores y mantener relaciones sólidas y de trabajo con ellos. Pero, ¿Cómo exactamente puede hacer eso tu administrador? A continuación, se explica cómo tratar con los proveedores de condominios.
1. COMUNICACIÓN
La buena comunicación es la base de cualquier buena relación. Comunique siempre sus expectativas a sus proveedores y hágalo desde el principio. Si tiene alguna inquietud, comuníquesela al proveedor de manera directa e inmediata. Asimismo, si comunican sus problemas y necesidades, asegúrese de que su directorio los aborde lo antes posible. Mantener una línea de comunicación abierta y brindar actualizaciones en cada fase es el secreto para construir una relación saludable con los proveedores.
2. HACER PAGOS A TIEMPO
Como administrador, comprende lo frustrante que pueden ser los pagos atrasados de los propietarios del condominio. Así es exactamente como se sienten los proveedores cuando no paga
sus facturas a tiempo. Su contrato describe los detalles y el cronograma de pago exactos, por lo que debe cumplirlo. No espere que los proveedores brinden su mejor desempeño si su
condominio constantemente realiza pagos atrasados. Además de ser obligatorio, hacer los pagos a tiempo demuestra que aprecias sus esfuerzos.
3. SEGUIMIENTO Y MONITOREO
La gestión de proveedores también significa rastrear y monitorear su desempeño. ¿Están cumpliendo su parte del contrato y entregando todos los servicios según lo acordado? ¿Están cumpliendo los objetivos que les has fijado? Esto asegura que su proveedor no esté simplemente pasando por alto. Algunos administradores pueden sentirse incómodos, pero no es una falta de respeto evaluar los servicios de un proveedor. De hecho, este parámetro te permitirá saber cuándo es el momento de cortar esa relación.
4. GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS
Contratar a un proveedor no significa automáticamente que todos sus problemas se resolverán a la vez. Los proveedores también están a cargo de personas, y las personas no son perfectas.
Pueden cometer errores y experimentar retrasos. Siempre que los errores no sean demasiado grandes para ser irreversibles y los retrasos sean lo suficientemente razonables, entonces debe dar a los proveedores un poco de margen de maniobra.
El truco para esto es manejar sus expectativas desde el principio. Comprenda que cada proveedor puede enfrentar un conjunto diferente de desafíos según la naturaleza de su negocio. Por ejemplo,
si un huracán azota su área y necesita quitar algunos árboles, es probable que su proveedor tenga que hacer malabarismos con varios clientes que están pasando por los mismos problemas. Del mismo modo, después de una noche de mucha lluvia, es probable que su empresa de remoción de escombros no pueda retirar todos en una sola mañana.
Administrar sus expectativas le permite ser más comprensivo con un proveedor y sus limitaciones.
Al mismo tiempo, ayuda a fomentar una relación sólida. Después de todo, no quiere que su condominio se gane la reputación de ser un cliente difícil.
UNA EXPERIENCIA GENERAL MÁS SUAVE
Cada tablero de gestión tendrá que tratar con proveedores en un condominio en un momento u otro. Sin embargo, el proceso de contratación y la posterior gestión de relaciones pueden ser un
camino difícil de cruzar cuando no sabe qué hacer. Con estos consejos en mente, le resultará más fácil administrar los proveedores de su asociación.
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