Administración de condominios
Debido al crecimiento de este tipo de organizaciones en toda América Latina, el mantenimiento y administración de condominios se ha vuelto cada vez más importante. Así poco a poco han ido surgiendo personas y empresas dedicadas a esta actividad, y como en todo proceso administrativo, analizaremos 4 puntos fundamentales. El proceso administrativo generalmente consta de cuatro pasos: planificar, organizar, dirigir y controlar. Abordaremos cada problema e identificaremos algunas acciones que se deben tomar en el condominio en cada paso.
Planificar:
Este es el primer paso en un procedimiento administrativo eficaz y siempre debe comenzar con un análisis de la situación actual, factores internos y externos que pueden afectar a nuestros condominios. Infórmese si nuestra ciudad o país cuenta con leyes o reglamentos que rijan los bienes de dominio público que deben ajustar. Averigüe qué agencias gubernamentales pueden ayudar con cualquier complicación y cómo comunicarse con ellas. Otro paso importante es tener una comprensión interna de su condominio, como las tasas de criminalidad y los gastos diarios de la comunidad, las relaciones que existen entre los residentes, los recursos que tiene, las fortalezas y debilidades de la administración actual.
Piensan en lo que quieren lograr, en el caso de los condominios, pueden ir desde simplemente mantener una situación financiera sana (deben estar claramente definidas como una situación financiera sana para el condominio), saldar deudas, remodelar áreas comunes, crear un fondo de ahorro, bajando los porcentajes Morosos o más transparentes sobre las finanzas de los residentes.
Es importante poder presupuestar cuánto gastará en el condominio durante un período definido, es importante considerar los gastos habituales, los posibles gastos extraordinarios y otros fondos de ahorro necesarios o acciones que se han planificado, como Retrofit. acceder o conseguir cámaras de seguridad.
Organizar:
La organización es el primer paso para la acción, por lo que nadie debe preguntarse cómo funcionará la gestión hasta que esté lista, en este punto es fundamental comunicarse con el equipo de gestión y la junta y con todos los residentes del condominio, celebrar una reunión del grupo ejecutivo. para aclarar Es apropiado prescribir cómo se llevará a cabo el trabajo administrativo.
Explique las funciones y responsabilidades de cada miembro, quién emitirá los recibos, cómo y quién administrará las áreas comunes, quién estará en el primer contacto con los residentes, quién manejará las quejas y solicitudes, cómo se pagará a los proveedores y cada miembro del equipo. Qué recursos se utilizan para realizar estas operaciones. Este paso ayuda a evitar malentendidos en el proceso de gestión.
Dirigir:
La fase de tutoría incluye la supervisión suficiente para que la acción que se está realizando no pierda el objetivo buscado, del mismo modo que el proceso de verificación se está realizando de forma adecuada.
Durante el proceso de gestión, los asuntos especiales y las tareas del día a día pueden hacer que las actividades se centren en completar los asuntos pendientes del día o la última queja a la gerencia, olvidando así los planes anteriores. En los dos primeros pasos se debe determinar qué acciones y cómo se llevarán a cabo, cómo se administrarán los ingresos y gastos, cuándo se realizarán las asambleas de cabildo o de vecinos, cómo y quién atenderá las quejas de los vecinos o los trabajos de reparación, es ahora es importante recordar, se trata de encontrar un propósito.
Con el tiempo, los miembros de tu equipo pueden desanimarse en ciertas tareas porque piensan que son innecesarias, aburridas o que no aportan mucho al objetivo, por lo que te motiva el equipo de trabajo y tu condominio. Todos (ya sea en el poder ejecutivo o no) contribuyen al logro de la meta.
Controlar:
El proceso administrativo puede verse como un ciclo continuo que siempre busca mejorar y lograr las metas del condominio, si bien la planeación y organización nos facilitan la ejecución, esto no quiere decir que a través de las acciones de planeación sean infalibles las metas siempre serán Hacerse realidad.
En cualquier acción que quieras mejorar, lo más importante es medir los resultados, debes analizar todas las denuncias realizadas durante este período, saber cuál es el número de departamentos, si tienes cuentas por pagar, cuál es tu morosidad, ¿ ¿Hay un cambio? Tienes que decidir qué medidas de crueldad son apropiadas y cuáles son inapropiadas. En este punto, es importante tener todas las métricas del condominio y presentarlas en la junta de condominio, para luego reconsiderar las acciones que se van a tomar, buscando siempre construir nuevos planes en base a los resultados anteriores y su análisis.
El proceso de gestión es un ciclo, pero no necesariamente hace que cada paso sea exclusivo, ya que cuando se dan direcciones, se pueden proponer controles y nuevos planes, hacerlo en tu condominio puede ser muy útil si estás involucrado en mantenimiento y administración de condominios a mejorar su gestión, o si tienen administradores externos, puede ser una gran herramienta para que te des cuenta de lo que una empresa o individuo está haciendo de manera óptima.
